Biaya per Pekerjaan Jasa: Menghitung Material, Waktu, dan Transportasi

Biaya per pekerjaan jasa adalah jumlah seluruh sumber daya yang dipakai untuk menyelesaikan satu penugasan: pekerjaan tim, bahan yang terpakai, perjalanan ke lokasi, plus sebagian biaya operasional yang dibagi ke pekerjaan itu [1]. Angka ini perlu dihitung sebelum harga kepada pelanggan disusun, karena harga yang tidak dikaitkan dengan biaya membuat usaha terlihat ramai sementara sisa kasnya terus menipis [2]. Tiga komponen yang paling sering dilewatkan adalah material, waktu, dan transportasi, dan ketiganya bisa dihitung satu per satu lalu dijumlahkan dengan rumus sederhana.

Komponen biaya satu pekerjaan jasa

Tentukan dulu satuannya sesuai cara usaha menjual: per kunjungan, per unit barang yang digarap, atau per paket. Setelah itu biaya dibagi dua lapis: biaya langsung yang muncul karena pekerjaan itu ada, dan alokasi biaya tetap yang dibagi ke seluruh pekerjaan bulan tersebut [3]. Tabel berikut merangkum komponennya.

Tiga komponen pertama adalah biaya langsung. Alokasi biaya tetap sering terlupaan padahal ikut menentukan untung-rugi: bila harga hanya menutup material, waktu, dan bensin, selisihnya justru dipakai lebih dulu untuk menutup sewa, iklan, dan gaji administrasi sebelum ada sisa [3].

Menghitung biaya material per pekerjaan

Daftar semua barang yang benar-benar terpakai pada satu pekerjaan, kalikan jumlahnya dengan harga satuan, lalu tambahkan sedikit cadangan untuk sisa dan pemborosan. Barang yang dibeli dalam kemasan besar dihitung per pemakaian, bukan seharga kemasan: satu botol cairan pembersih Rp50.000 yang terpakai untuk 10 unit AC berarti Rp5.000 per pekerjaan. Bila pekerjaan memasang part yang dijual kembali, harga beli part masuk biaya material dan keuntungannya diatur saat menetapkan harga. Ongkos kirim bahan hanya masuk satu tempat, di material atau di transportasi, supaya tidak dihitung ganda [3].

Menghitung biaya waktu kerja

Rumusnya: biaya waktu = total jam pengerjaan × tarif per jam. Dua sisi yang menentukan hasilnya adalah tarif dan total jam.

Untuk tarif, hitung seluruh pengeluaran mempekerjakan satu orang satu bulan (upah, tunjangan, dan kompensasi kelebihan jam) dibagi jam produktifnya. Contoh: Rp4.000.000 per bulan dibagi 160 jam produktif menghasilkan tarif sekitar Rp25.000 per jam, tarif yang dipakai pada contoh akhir artikel. Jika pemilik mengerjakan sendiri, tarifnya tetap diisi; tanpa itu setiap pekerjaan tampak lebih menguntungkan dari kenyataan, dan margin meleset begitu pekerja baru direkrut.

Untuk total jam, yang dihitung adalah waktu yang sungguh dibayar: pengerjaan di lokasi, persiapan, pembersihan alat, perjalanan bila pelaksana tetap digaji di jalan, serta waktu menunggu atau mengulang bila terjadi [3]. Andalkan catatan aktual beberapa pekerjaan terdahulu, bukan ingatan, karena selisih antara asumsi 1 jam dan kenyataan 1,5 jam langsung menggeser biaya sebesar setengah tarif jam.

Menghitung biaya transportasi

Transportasi mencakup bahan bakar, biaya perawatan yang naik karena jarak berjalan, parkir, tol, dan ongkos kirim material. Tarif per kilometer bisa dihitung dari seluruh biaya kendaraan satu bulan dibagi jarak tempuh satu bulan, atau dibaurkan: konsumsi bahan bakar per kilometer ditambah biaya servis berkala dibagi jarak sampai servis berikutnya.

Biaya perjalanan mengikuti jarak, bukan jumlah pekerjaan, sehingga perhitungannya berbeda dari biaya tetap: bila satu perjalanan melayani empat pekerjaan di satu wilayah, biaya perjalanan dibagi empat, bukan ditanggung utuh oleh pekerjaan pertama. Untuk lokasi jauh yang disepakati ditanggung pelanggan, syaratnya ditulis di penawaran supaya ongkos itu tidak hilang dari hitungan.

Rumus biaya per pekerjaan dan contoh hitungan

• Biaya langsung per pekerjaan = biaya material + biaya waktu + biaya transportasi.
• Biaya penuh per pekerjaan = biaya langsung + alokasi biaya tetap, dengan alokasi = total biaya tetap satu bulan ÷ jumlah pekerjaan satu bulan. Biaya penuh inilah yang sering disebut biaya pokok jasa [3].

Tabel berikut adalah simulasi ilustratif: angkanya rekaan untuk menunjukkan alur perhitungan pada satu jasa cuci AC dengan satu teknisi yang berangkat khusus untuk pekerjaan ini, dan perlu diganti dengan angka usaha sendiri.

Sesuai asumsi di atas, satu pekerjaan ini memakan Rp113.500 sebelum ada sisa apa pun. Angka 100 pekerjaan per bulan berasal dari 20 hari kerja dengan 5 pekerjaan per hari. Bila realisasinya hanya 60 pekerjaan, alokasi naik menjadi Rp33.333 dan biaya penuh menjadi sekitar Rp126.833 per pekerjaan. Asumsi volume untuk membagi biaya tetap karenanya sebaiknya mendekati pencapaian, bukan kapasitas penuh.

Dari biaya penuh ke harga jasa

Biaya penuh menjadi batas bawah harga. Untuk berada di atasnya, dua istilah ini sering tertukar [3]:

• Margin atas penjualan: persentase dari harga yang tersisa setelah biaya.
• Markup atas biaya: persentase yang ditambahkan langsung ke biaya.

Karena pangkal hitungannya berbeda, hasilnya ikut berbeda. Bila pemilik membidik margin 20%, harga teoretisnya Rp113.500 ÷ (1 – 0,20) = Rp141.875, yang kemudian dipilih dibulatkan menjadi Rp142.000. Bila yang dipakai markup 15%, harganya Rp113.500 × 1,15 = Rp130.525, dan margin atas penjualan pada harga itu hanya sekitar 13%, bukan 15%.

Dua catatan membaca hasil. Pertama, margin sebesar ini belum sama dengan laba bersih karena komponen seperti pajak maupun biaya kanal belum dimasukkan [1]. Kedua, bila harga pasar di sekitar usaha jauh di bawah biaya penuh, jangan langsung menerima kerja dengan selisih rugi: pilihan yang bisa ditinjau adalah menaikkan jumlah pekerjaan per bulan agar alokasi menurun, memangkas komponen biaya yang bengkak, atau mengubah bentuk paket jasa.

Kesalahan yang membuat hitungan meleset

• Ongkos kirim dihitung dua kali. Material dan transportasi sama-sama menampung biaya kirim bahan, sehingga biaya tampak lebih besar dan harga terlalu tinggi. Perbaikannya: tetapkan satu tempat catatan, lalu periksa ulang daftar komponen [3].
• Biaya tetap tidak ikut dibagi. Harga menutup biaya langsung saja, sementara sewa, iklan, dan gaji administrasi ditanggung tanpa sumber, sehingga omzet terlihat tinggi sementara kas menipis [1]. Perbaikannya: alokasi masuk di setiap hitungan pekerjaan.
• Tarif waktu pemilik dianggap nol. Margin tampak besar, lalu turun sendiri saat pemilik berhenti mengerjakan sendiri. Perbaikannya: isi tarif jam yang wajar sejak hitungan pertama.
• Waktu memakai perkiraan. Waktu menunggu, waktu menganggur, dan pengerjaan ulang tidak tertangkap sehingga biaya waktu kurang [3]. Perbaikannya: catat jam mulai dan selesai beberapa pekerjaan, lalu jadikan rata-ratanya asumsi.
• Kapasitas pembagian terlalu optimistis. Menghitung alokasi dengan asumsi 100 pekerjaan padahal aktual 60 membuat biaya penuh tampak lebih kecil dari nyata. Perbaikannya: perbarui asumsi volume dengan pencapaian tiap bulan.

Cara memeriksa dan menjaga angka tetap akurat

1. Catat jam mulai dan selesai, jarak tempuh, serta material terpakai untuk tiga sampai lima pekerjaan berikutnya.
2. Bandingkan catatan ini dengan tabel asumsi, lalu perbaiki asumsi yang selisihnya paling besar, biasanya waktu tempuh dan konsumsi bahan bakar.
3. Cocokkan daftar biaya tetap dengan pengeluaran bulanan dan gunakan daftar periksa biaya agar komponen seperti iklan, garansi, dan perlengkapan kecil tidak terlewat [2].
4. Hitung ulang biaya penuh setiap kali upah, harga material, atau tarif transportasi berubah.

Untuk pekerjaan berskala proyek seperti renovasi atau servis besar, pola yang sama dikembangkan menjadi rencana anggaran biaya: seluruh kebutuhan dihitung dari tahap persiapan sampai penyelesaian agar pengeluaran terkontrol dan pemilihan pelaksana lebih mudah [4].

Langkah berikutnya: tentukan jenis pekerjaan yang paling sering diterima, isi empat komponen pada tabel dengan angka sendiri, lalu bandingkan biaya penuhnya dengan harga yang sedang dipasang. Bila harga berada di bawah biaya penuh, jalur keputusannya tiga: menaikkan harga secara bertahap, memangkas komponen biaya, atau mengubah paket. Bila harga sudah di atas biaya penuh, angka yang sama dipakai untuk menilai jenis pekerjaan mana yang paling berkontribusi dan layak diprioritaskan.